Automatización – Clave del Éxito en los Sistemas de Gestión

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Dairina P

Ingeniera

La automatización de procesos supone una mejora notable en la eficiencia de la gestión diaria de las organizaciones. En estos tiempos donde la tecnología se apodera del mundo existen diferentes mecanismos que se recomiendan para automatizar los procesos en organizaciones cuyos sistemas de gestión ya están consolidados.El software ISO, es una herramienta tecnológica especialmente diseñada para facilitar a las organizaciones tanto la implementación y el cumplimiento de los requerimientos de una norma ISO, como el mantenimiento del Sistema de Gestión correspondiente y la gestión de la mejora continua. Es un proyecto global orientado a ofrecer soluciones integrales en las áreas de gestión de personas, procesos y estrategia, que generen valor a los clientes.

Esta plataforma tecnológica está desarrollada en un entorno web y es ideal para definir y desplegar procesos dentro de la organización, implementar, mantener y certificar Sistemas de GestiónNormalizados; como: calidad, ambiente, seguridad entre otros; además de definir y desplegar misión, visión y estrategias en la empresa, desarrollando modelos de gestión de excelencia.

Antes de contratar una plataforma tecnológica, la organización debe asegurarse que es segura para proteger la confidencialidad de la información. Después se recomienda que sea flexible en forma y precio, adaptándose a las necesidades, recursos económicos y humanos de la empresa. Un ejemplo de estas  plataformas tecnológicas, seria ISOTools; la cuales una herramienta sencilla para llevar a cabo la implementación de una norma ISO a organizaciones cuyos equipos no tienen experiencia previa, todas estas herramientas guían el proyecto, aportan toda la información que se necesita como plantillas y documentos listos para usar, facilitan la organización y gestión de toda la documentación, hacen posible planificar y hacer seguimiento a todas las actividades.

¿Pero que beneficios aporta, el automatizar los Sistemas de Gestión?

Automatizar los Sistemas de Gestión, es una decisión que cada vez más, adoptan las organizaciones de todos los sectores y tamaños. La competencia es mayor y conlleva a que las empresas tengan mejoras constantemente, creando ventajas competitivas que les permita hacer la diferencia frente al resto y así alcanzar mejores resultados.

Para lograr la mejora continua de la que tanto hablamos, las organizaciones están apostando a la Implementación de los Sistemas de Gestión, basados en las Normas ISO. Como bien sabemos, este proceso de implementación, requiere de una serie de pasos a los cuales por experiencia propia, hay que dedicarles mucho tiempo. Por esta razón y con el fin de que el proceso se realice de manera eficiente, las organizaciones avalan la automatización de sus Sistemas de Gestión ISO a través de un software. 

Ahora bien, veamos los aportes y beneficios que tienen las organizaciones al automatizar los sistemas de gestión mediante un software

  • Ofrece una gestión documental más eficiente, a través de la cual, todos los involucrados podrán tener acceso a los documentos del Sistema de Gestión.
  • Reduce considerablemente la carga administrativa
  • Contribuye a centralizar toda la información en la plataforma
  • Permite disponer de una adecuada gestión de indicadores, con envío de notificaciones y avisos a los involucrados.
  • Genera reportes e informes de manera automática, esto implica un importante ahorro de tiempo.
  • Aporta herramientas para la correcta gestión de recursos humanos de la organización.
  • Facilita la evaluación de los proveedores y su seguimiento
  • Mejora en la gestión de riesgos, ya que permite iniciar planes de acción de forma inmediata
  • Permite una correcta gestión de auditorías internas.
  • Permite la reducción de consumo de papelería.
Automatización de sistemas ISO
Automatización de sistemas ISO

Al describir todos estos beneficios que nos trae la automatización y como nos ayuda en la implementación de las Normas ISO, es más que recomendable para impulsar a tu organización en el constante camino de la mejora continua.

Estos software no son gratis, pero sus expertos dicen que la inversión se rentabiliza entre el primer y segundo año desde su contratación.

Algunas de las herramientas tecnológicas que ofrecen estos software para dar cobertura a una gestión completa en tu organización además de ayudarte a resolver los problemas a los que se enfrenta la empresa en su día a día son: mapas de procesos, gestión documental, recursos humanos, riesgos y oportunidades, gestión de auditorías, gestión de hallazgos, control de indicadores, entre otros.

Para las organizaciones es una gran ventaja automatizar los Sistemas de Gestión, ya que permite tener una mejor visión de todos los procesos, además es una herramienta totalmente flexible y adaptable a las particularidades de cada organización. Gracias a estas herramientas las empresas comienzan a implementar los Sistemas ISO de una manera más práctica y sencilla, pues pueden tener mayor control de su funcionamiento, basados en la lógica del ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar).

Pero cabe mencionar que esto no se logra únicamente con la automatizacion, es necesario que la alta dirección se comprometa en fomentar una cultura que permita desarrollar un buen sistema de gestión.


“En tiempos de cambio, quienes estén abiertos al aprendizaje se adueñaran del futuro” Eric Hoffer


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